H3 umsókna- og ráðningakerfi gefur fyrirtækjum kost á að halda skipulega utan um allt ráðningaferlið frá því starf er auglýst þar til umsækjandi hefur verið ráðinn til starfa. Kerfið er mjög sveigjanlegt og hægt að sníða það mjög vel að þörfum hvers fyrirtækis.
Helstu kostir:
- Laus störf birtast sjálfkrafa á vefsíðu fyrirtækisins.
- Notendavænt umsóknareyðiblað bæði fyrir umsækjendur og vinnuveitendur, hægt að sníða spurningar að hverju starfi fyrir sig.
- Staðfestingarpóstur sendur umsækjendum eftir innsendingu umsóknar.
- Utanumhald um umsóknir í kerfinu – leit, skoðun, flokkun, svörun.
- Hægt að skrá viðbótarupplýsingar t.d. meðmæli, frammistöðu í viðtali, prófi o.fl.
- Rafræn skjalaskápur með öllum viðhengjum og samskiptum við umsækjendur.
- Hægt er að gefa viðkomandi stjórnendum aðgang að umsóknum í gegnum H3 stjórnun.
- Við ráðningu stofnast starfsmaðurinn beint inn í H3 laun og H3 mannauð ef þau kerfi eru til staðar, minnkar innslátt og villuhættu.
- Tölfræðiteningur fylgir sem býður upp á greiningu og skoðun tölfræðilegra gagna s.s. hve margir sóttu um í fyrra, um hvaða störf o.s.frv.
Umsóknareyðublöð
Kerfið inniheldur öflugan eyðublaðasmið þar sem notendur útbúa umsóknareyðublöð eftir þörfum hvers og eins. Einfalt er að útbúa mismunandi eyðublöð fyrir mismunandi störf. Þannig mætti útbúa eyðublað fyrir forritara þar sem óskað væri eftir upplýsingum um reynslu og þekkingu á sviði forritunar, á sama tíma mætti auglýsa eftir lögmanni þar sem allt aðrar spurningar væru lagðar fyrir umsækjandann. Því til viðbótar, vilji fyrirtækið e.t.v. leita að manneskju í ræstingar þá væri það umsóknareyðublað miðað við þarfir í þess konar starf. Mögulegt er að hafa eins mörg mismunandi eyðublöð í birtingu samtímis og fyrirtæki óska.
Listi yfir laus störf er tengdur við heimasíðu viðkomandi fyrirtækis og uppfærist listinn sjálfkrafa þegar ný laus störf eru stofnuð í H3 ráðningum. Því þarf ekki aðkomu tölvu- eða tæknimanna við daglegan rekstur kerfisins. Kerfið býður upp á innri og ytri birtingu, þannig mætti til dæmis birta laust starf á innri vef fyrirtækis viku áður en starfið fer í almenna birtingu á ytri vef og gefa þannig starfsfólki forskot á að sækja um nýtt starf.
Útlit umsóknareyðublaðsins er sniðið að útliti vefjar fyrirtækisins en einnig er hægt að hafa mismunandi útlit á umsóknareyðublöðum ef fyrirtækið er með margar rekstrareiningar sem hver hefur sinn vef, með sínu útliti.
Þegar umsækjandi sendir inn umsókn fær viðkomandi sjálfvirkan staðfestingarpóst þar sem fram koma upplýsingar um hvort og hvenær umsóknum er svarað auk annarra upplýsinga sem fyrirtækið vill koma á framfæri til umsækjandans.
Úrvinnsla umsókna
Þegar laust starf er komið í birtingu á vef fyrirtækis byrja umsóknir að streyma inn. Haldið er utan um umsóknir í kerfinu, þær skoðaðar, flokkaðar og unnið úr þeim. Auðvelt er að skrá viðbótarupplýsingar um umsækjendur s.s. meðmæli, frammistöðu í viðtali, prófi og þess háttar. Umsóknir má skoða í lista og bera þær saman en einnig er mögulegt að skoða umsóknareyðublað eins og það leit út þegar umsækjandinn fyllti það út.
Sýnilegt er ef umsækjandi hefur sótt um starf áður hjá fyrirtækinu eða ef umsækjandinn er eða hefur verið starfsmaður þess.
Haldið er utan um öll viðhengi svo sem ferilsskrá, mynd, tölvupóstsamskipti og fleira í rafrænum skjalaskáp H3.
Hægt er að gefa stjórnendum aðgang að umsóknum í gegnum H3 stjórnun. Með aðgangstýringum kerfisins er hægt að stjórna hvaða stjórnandi má sjá hvaða umsóknir.
Greining á umsóknum
H3 ráðningum fylgir öflugur greiningarteningur þar sem notendur geta skoðað tölfræði um hvernig ráðningar hafa þróast eftir störfum, tímabilum og þess háttar. Þannig má sjá hvernig ímynd fyrirtækisins eða vinsældir þess sem vinnustaðar hefur þróast.
Ráðning
Þegar ráðningaferlinu er lokið og búið er að velja hentuga umsækjendur, eru þeir fluttir rafrænt yfir í laun, mannauð og aðrar kerfiseiningar sem við á, ásamt þeim upplýsingum af umsóknareyðublaðinu sem óskað er eftir að flytja yfir. Þannig minnkar vinna við að stofna nýja starfsmenn og líkur á mistökum í innslætti minnka.
H3 ráðningar auðveldar úrvinnslu umsókna og eykur yfirsýn yfir ráðningaferlið, minni líkur eru á að missa af hæfum umsækjendum en stór hluti velgengni er fólginn í að velja rétta fólkið í sitt lið.